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La Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha dictado un criterio técnico que tiene por objeto fijar criterios para la realización de las actuaciones inspectoras que se efectúen desde el 12-5-2019 (entrada en vigor del RDL 8/2019) en relación con las disposiciones relativas al registro de jornada (ET art.34.9).

Estos criterios de actuación, que están referidos a los contratos de trabajo a jornada completa, son los siguientes:

 

  1. Obligatoriedad del registro de jornada.

La llevanza del registro de jornada no es una opción para el empresario, sino que se trata de un deber. El empresario tiene la obligación de garantizar la existencia de un registro de jornada, ya que no se trata de una mera potestad del empleador.

 

  1. Objeto del registro de jornada

La Inspeccion interpreta que lo que debe ser objeto de registro es la jornada de trabajo realizada diariamente. Aunque la norma no exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas entre el inicio y la finalización de la jornada diaria que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo, la inspección señala lo siguiente:

  1. Mediante la negociación colectiva, un acuerdo de empresa o, en su defecto, la decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores en la empresa, el registro de jornada puede organizarse de manera que incluya las interrupciones o pausas que se consideren, siempre y cuando el registro incluya necesariamente el horario de inicio y finalización de la jornada.
  2. La lectura que se haga del registro al determinar el posible incumplimiento de los límites en materia de tiempo de trabajo debe hacerse de forma integral, considerando todas las posibilidades que permite el ordenamiento laboral en materia de distribución de tiempo de trabajo.
  3. Se considera conveniente que el registro utilizado en la empresa ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo. De no hacerlo, puede presumirse que lo es el tiempo transcurrido entre la hora de inicio y finalización de la jornada de trabajo registrada y la acreditación de que ello no es así le corresponde al empleador.
  4. La negociación colectiva o los acuerdos de empresa referidos a la organización y documentación del registro deben ser el instrumento idóneo para precisar cómo considerar todos los aspectos relacionados con el registro de interrupciones, pausas o flexibilidad de tiempo de trabajo.

 

  1. Obligación de registro diario

La Inspección establece que el registro de jornada debe ser diario y considera que no es válido acreditar su cumplimiento mediante la exhibición de:

– El horario general de aplicación en la empresa;

– El calendario laboral; o

– Los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos.

Estos elementos se formulan anticipadamente y lo que determinan es la previsión de trabajo para un determinado periodo pero no las horas efectivamente trabajadas, que sólo se pueden conocer con posterioridad como consecuencia de la llevanza del registro de jornada. Este es la forma de determinar la jornada de trabajo efectivamente llevada a cabo, así como, en su caso, la realización de horas por encima de la jornada ordinaria de trabajo, legal o pactada, que serán las que tengan la condición de extraordinarias.

 

  1. Vigencia de otros registros y especialidades

El registro de jornada coexiste con los demás registros establecidos por la normativa vigente que se mantienen funcionales y de acuerdo con sus propias previsiones o régimen jurídico. Son los siguientes:

  1. El registro diario de los contratos a tiempo parcial
  2. El registro de horas extraordinarias  . La Inspección considera que registro diario de la jornada puede ser utilizado por las empresas para el cumplimiento de la obligación de registro de las horas extraordinarias sin perjuicio de que, en caso de realización de horas extraordinarias se establezcan obligaciones adicionales .
  3. Los registros de horas de trabajo y descanso sobre trabajadores móviles. La Inspección señala que, si permiten una  lectura real de la jornada de trabajo realizada, estos registros se mantienen en sus propios términos al estar incluido su contenido en las especialidades que señala el ET art.34.

 

  1. Conservación del registro de jornada.

Se obliga a la empresa a conservar los registros durante 4 años, permaneciendo a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la ITSS. A este respecto, la ITSS establece criterios sobre:

  1. a) La forma de conservación, la Inspección considera que es válido cualquier medio, físico o de cualquier otro tipo, siempre que garantice la fiabilidad y veracidad respecto de los datos registrados diariamente. Asimismo, al no establecerlo la norma, esta conservación de los registros diarios no implica la obligación de totalizarlos (si es obligatoria en el caso de los contratos a tiempo parcial y en caso de realización de horas extraordinarias).
  2. b) La permanencia a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la ITSS, que supone:

– Que es po​sible acceder a registros en cualquier momento, cuando así sea solicitado por los trabajadores, sus representantes y por la Inspección;

– Que los registros tienen que estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de manera inmediata.

– Que se permite que si se han instrumentado originalmente en formato papel, a efectos de su conservación puedan archivarse en  soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales, siendo guardado telemáticamente con las debidas garantías. Este archivo, también debe permanecer disponible.

– Que la comprobación de la existencia del registro debe poder realizarse en el centro de trabajo, sin perjuicio de que dichos registros puedan solicitarse,  además,  para su presentación  en comparecencia  en las oficinas  de Inspección o remisión a este organismo .

  1. c) La forma concreta de puesta a disposición. Ante la ausencia de referencia expresa y por motivos de seguridad jurídica, la Inspección interpreta que la permanencia a disposición:

– No implica la obligación de entrega de copias (salvo que se disponga por el convenio colectivo o exista pacto expreso en contra);

– No debe entregarse a cada persona trabajadora copia de su registro diario, sin perjuicio de facilitar su consulta personal, ni a los representantes legales de los trabajadores, lo que no obsta la posibilidad de estos últimos de tomar conocimiento de los registros de los trabajadores.

 

  1. Organización y documentación del Registro.

La forma de organización y documentación del sistema de registro se debe determinar por la negociación colectiva, por acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores. Respecto de la  organización, el sistema ​de registro, en todo caso, debe ser: objetivo, ​fiable y veraz, no debe permitir la alteración de los datos a posteriori ​ y debe  respetar la normativa sobre protección de datos personales .

Respecto de la documentación del registro:

  1. a) Si se realiza por medios electrónicos o informáticos (sistema de fichaje por medio de tarjeta magnética o similar, huella dactilar o mediante ordenador): la Inspección puede requerir en la visita la impresión de los registros correspondientes al periodo que se considere , o bien su descarga o su suministro en soporte informático y en formato legible y tratable.
  2. b) Si se lleva mediante medios manuales (firma del trabajador en soporte papel): la Inspección puede recabar los documentos originales o solicitar copia de los mismos. Si no se disponen de medios para su copia, pueden tomarse notas, o muestras mediante fotografías, así como, de considerarse oportuno en base a las incongruencias observadas entre el registro de jornada, y la jornada u horario declarado, tomar el original del registro de jornada como medida cautelar regulada.

Es también competencia de la Inspección comprobar que la forma de organización y documentación ha ido precedida del correspondiente procedimiento de negociación o consulta con la representación de los trabajadores. La comprobación puede realizarse a través de las actas de las reuniones celebradas en el proceso de negociación.

 

  1. Régimen sancionador

Se tipifica como infracción grave la transgresión de las obligaciones en materia de registro de jornada.

Aunque los procedimientos sancionadores pueden iniciarse desde el 12-5-2019 (entrada en vigor del RDL 8/2019), se señala que los inspectores actuantes:

– Deben valorar la existencia de una negociación entre las partes bajo el principio de la buena fe;

– Deben tener en cuenta el resto de las circunstancias del caso, por lo que si hubiese certeza de que se cumple la normativa sobre tiempo de trabajo o de que no se realizan horas extraordinarias, aunque no se lleve a cabo el registro de la jornada de trabajo, tras la valoración del inspector actuante en cada caso, ​puede sustituirse el inicio del procedimiento sancionador por la formulación de un requerimiento para que se dé cumplimiento a la obligación legal de garantizar el registro diario de la jornada de trabajo.

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